Nous offrons un service spécialisé de Gestion administrative

Les services suivants sont inclus dans notre offre de services :

Administration

· Permanence du syndicat

· Maintien des registres du syndicat de copropriété

· Gestion des renouvellements des assurances 

Assemblée annuelle

· Préparation des budgets proposés (fonds d’opérations et fonds de prévoyance)

· Rencontre avec les administrateurs pour réviser les états financiers et le budget avant l’assemblée annuelle

· Préparation et transmission aux copropriétaires des documents pour l’assemblée annuelle (avis de convocation, ordre du jour, états financiers et budget proposé)

· En option, présence lors de l’assemblée annuelle pour présenter aux copropriétaires les états financiers et aider l’administration pour le déroulement de l’assemblée 

Comptabilité

· Entrée des données et des écritures comptables sur une base hebdomadaire

· États financiers trimestriels (sur demande des administrateurs)

· Conciliation bancaire mensuelle

· Émission des chèques pour signature

· Transmission mensuelle des chèques à signer aux administrateurs, avec copies des factures et enveloppes préaffranchies pour poster les paiements

Cotisations des copropriétaires (frais de condo)

· Perception des frais de copropriété et dépôts bancaires 

· Envoi d’états de compte aux copropriétaires ayant un solde dû

· Suite à l’assemblée annuelle, préparation et transmission aux copropriétaires des avis de cotisation pour les frais à payer

· Advenant une cotisation spéciale, préparation et transmission aux copropriétaires des avis pour les montants à payer

· Advenant des dossiers en collection, aide aux administrateurs pour transmettre les dossiers à un avocat pour mise en demeure et autres procédures légales

· Possibilité pour les copropriétaires de payer leurs frais mensuels par prélèvements bancaires automatiques plutôt que par chèques (optionnel – frais de transaction à prévoir)

Rapports et formulaires à compléter

· Préparation des rapports d’impôts (fédéral et provincial)

· Mises à jour pour le registre des entreprises 

· Préparation des formulaires pour le crédit d’impôt pour le maintien à domicile

· Aide aux administrateurs pour remplir les formulaires des courtiers ou les questionnaires des notaires lors d’une vente

Conseil d’administration

· Communications avec les administrateurs du syndicat pour les divers dossiers administratifs 

· Maintien du registre des procès verbaux (si transmis à notre bureau)